Te pregătești să deschizi un SRL și nu știi dacă îți trebuie casă de marcat din prima zi sau poți respira liniștit doar cu facturierul și contul bancar? Dilema asta apare la aproape fiecare firmă nouă, dacă întrebi trei contabili, primești uneori trei răspunsuri diferite. Hai să punem ordine, pe bază de reguli actuale, nu de „am auzit că”.
Când are obligația un SRL să folosească o casă de marcat
Baza legală pentru casele de marcat este Ordonanța de urgență 28/1999, actualizată, care stabilește obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale când încasează bani de la populație pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii, cu plată în numerar sau echivalente de numerar (inclusiv tichete, vouchere etc.).
Pe românește, un SRL are, de regulă, obligația de a avea casă de marcat atunci când:
- vinde bunuri cu amănuntul către persoane fizice (magazin, bar, cofetărie, salon de înfrumusețare, service auto cu plată cash etc.)
- prestează servicii direct către populație, cu încasare în numerar, la POS sau prin alte instrumente asimilate numerarului
- are automate comerciale (vending) care încasează bani direct de la clienți, dacă nu intră într-o excepție specială recentă
Important: obligația este legată de tipul de încasare și de client, nu doar de forma juridică. Un SRL fără casă de marcat este perfect în regulă dacă nu are încasări de acest tip.
SRL fără casă de marcat: în ce situații este permis
Există multe SRL-uri care funcționează legal fără casă de marcat, pentru că nu intră în sfera operațiunilor care cer bon fiscal. Cele mai frecvente cazuri:
- firma lucrează doar B2B (numai cu alte firme) și emite exclusiv facturi, încasate prin bancă
- serviciile sunt prestate la distanță (IT, marketing, consultanță) și nu există încasări cash de la persoane fizice
- încasările de la persoane fizice se fac doar prin virament bancar, pe bază de factură emisă și plătită în cont
OUG 28/1999 vizează în mod expres operațiunile cu plată în numerar sau echivalente, pentru livrări de bunuri cu amănuntul și prestări de servicii direct către populație. Dacă tu, ca SRL, trimiți o factură pe mail și clientul persoană fizică îți plătește în cont, fără niciun leu cash sau alt instrument asimilat, casa de marcat nu mai este obligatorie în multe situații practice.
Atenție însă: nu orice „plată modernă” te scapă automat de obligație, iar modul în care autoritățile tratează anumite plăți (POS, aplicații, portofele electronice) se sprijină pe interpretări concrete din legislație și normele de aplicare, nu pe discuții de forum.
Plată cu cardul, POS, plăți electronice: unde se oprește bonul fiscal
În ultimii ani au apărut modificări care au relaxat un pic povara bonului fiscal pentru anumite situații. O ordonanță recentă, aprobată prin lege în 2025, a suspendat aplicarea unor prevederi tehnice privind conținutul bonului fiscal, iar comunicări oficiale au clarificat faptul că pentru anumite încasări exclusiv cu cardul, firmele nu mai trebuie să emită bon fiscal, dacă emit factură și respectă alte condiții procedurale.
Mai există și o situație specială, foarte comentată: automatele comerciale care funcționează exclusiv cu cardul. Potrivit unui act normativ publicat la final de 2024, prezentat în presă pe baza datelor oficiale, automatele de acest tip nu mai trebuie dotate cu casă de marcat, dacă nu acceptă deloc numerar și dacă încasările se înregistrează prin alte mijloace electronice trasabile.
Ce înseamnă asta pentru un SRL clasic, care are POS la tejghea?
- dacă vinzi către persoane fizice în locație fizică, ANAF continuă să trateze activitatea ca fiind supusă regulilor de casă de marcat, chiar dacă o parte sau toate plățile sunt cu cardul
- există discuții tehnice despre situațiile în care poți să emiți doar factură pentru plăți cu cardul, dar ele depind de modul exact de lucru și de procedurile pe care le stabilești cu contabilul, raportat la legislația în vigoare la momentul respectiv
Cu alte cuvinte, nu pleca de la ideea că „dacă am POS, nu mai am nevoie de casă de marcat”. Sunt două obligații diferite, cu logici diferite.
Ce activități sunt efectiv exceptate de la casă de marcat
OUG 28/1999 nu spune doar cine este obligat, ci și cine este exceptat. Lista exactă este în articolul 2 din ordonanță și este destul de tehnică. Printre categoriile clasice de exceptați se regăsesc de exemplu anumite profesii liberale și activități unde încasările se fac în condiții speciale, dar de-a lungul timpului lista a tot fost modificată.
În plus, o hotărâre de guvern mai veche, citată frecvent în literatura de specialitate, a restrâns unele excepții: de exemplu, serviciile de instalații, reparații și întreținere la domiciliul clientului, precum și lucrările de construcții și amenajări de locuințe, executate de operatori economici specializați, nu mai sunt exceptate și trebuie să folosească aparate de marcat atunci când încasează de la persoane fizice.
S-au adăugat însă și excepții noi, pentru situații punctuale, cum este cazul automatelor care acceptă doar plăți cu cardul, menționat mai sus.
Lista exactă a excepțiilor trebuie verificată de fiecare dată în varianta actualizată a OUG 28/1999 și a normelor de aplicare, pentru că modificările se fac prin ordonanțe și legi ulterioare. Practic, înainte să spui „eu sunt exceptat”, e înțelept să confrunți codul CAEN, modul de încasare și textul legii actualizate.
SRL nou înființat: pași practici dacă îți trebuie casă de marcat
Dacă ai ajuns la concluzia, împreună cu contabilul, că firma ta are nevoie de casă de marcat, pașii, în linii mari, sunt aceștia, conform ghidurilor și formularelor ANAF referitoare la aparatele de marcat electronice fiscale:
- Alegi un aparat de marcat fiscal avizat și un distribuitor autorizat (acesta îți asigură și service-ul).
- Distribuitorul întocmește declarația de instalare a aparatului, document prevăzut de normele la OUG 28/1999.
- Datele despre aparat și despre utilizator se înregistrează în registrul național al aparatelor de marcat electronice fiscale, gestionat de ANAF, prin aplicația dedicată.
- ANAF atribuie un număr unic de identificare (NUI) pentru aparatul tău fiscal, care se înscrie în memoria casei de marcat de către tehnicianul de service.
- Aparatul trebuie conectat la sistemul informatic al ANAF, cu respectarea regulilor din ordinele emise în 2021 privind conectarea.
De aici încolo, intră rutina de zi cu zi: emiterea bonurilor fiscale, raportul Z, păstrarea cărții de intervenții, respectarea termenelor de raportare sau a declarațiilor speciale atunci când aparatul este neutilizat pentru o perioadă (există un formular dedicat pentru aparatele neutilizate, conform listei de declarații ANAF).
Ce riscuri ai dacă ar trebui să ai casă de marcat și nu o folosești
OUG 28/1999 nu este doar o listă de obligații, ci și de sancțiuni. Printre contravențiile enumerate se regăsesc neutilizarea aparatului de marcat când ești obligat, neînregistrarea în registrul național și neemiterea bonului fiscal către client, fapte pentru care se pot aplica amenzi semnificative, în anumite cazuri, chiar suspendarea activității punctului de lucru.
Un exemplu recent de zonă unde ANAF a anunțat controale și sancțiuni este cel al automatelor comerciale neechipate cu aparate de marcat electronice, cu amenzi de până la 10.000 de lei sau suspendarea activității, potrivit unui comunicat preluat în presă pe baza datelor oficiale.
La un SRL mic, o astfel de amendă poate însemna efectiv „înghețarea” afacerii pe loc. Plus timpul pierdut cu clarificări, contestații, drumuri la ANAF. E mult mai ieftin și mai liniștitor să clarifici de la început dacă intri sau nu în obligația de a folosi casă de marcat.
Cum îți dai seama rapid dacă SRL-ul tău are nevoie de casă de marcat
Poți folosi câteva întrebări simple ca filtru inițial:
- Voi avea clienți persoane fizice care vin la sediu sau la un punct de lucru și plătesc pe loc?
- Voi încasa numerar, tichete, vouchere sau alte instrumente asimilate numerarului?
- Voi avea automate de vânzare (cafea, snacks, spălătorie auto etc.) care încasează bani direct de la clienți?
Dacă răspunsul este „da” la oricare dintre acestea, șansele sunt mari ca SRL-ul tău să intre în zona de obligativitate. Aici e momentul să discuți concret cu contabilul sau cu un consultant fiscal, cu actele pe masă: coduri CAEN, modul de încasare, tip de clienți, scenarii de lucru.
Dacă răspunsul este „nu” la toate, iar activitatea ta e B2B sau doar cu plăți prin bancă, de la distanță, probabil că nu ai nevoie de casă de marcat în forma clasică, dar rămân alte obligații (facturare, e-Factura acolo unde se aplică, evidențe contabile corecte).
Notă: Acest articol are caracter informativ și se bazează pe reglementări fiscale în vigoare la data de 24 august 2026, interpretate pe baza unor surse oficiale. Situațiile concrete pot fi mult mai nuanțate decât exemplele de mai sus. Pentru decizii privind obligația de a utiliza casă de marcat, este recomandată discuția directă cu un contabil sau cu un consultant fiscal autorizat.
La final, întrebarea nu este „cum scap de casă de marcat”, ci „care este varianta legală care mă lasă să dorm liniștit”. Uneori înseamnă să cumperi efectiv aparatul, alteori doar să îți structurezi afacerea astfel încât să nu ajungi să ai nevoie de el. Important e să alegi conștient, nu din inerție sau după ce ai „auzit la cineva”.
