Un angajat nou poate semna fișa SSM în prima zi și totuși instruirea să fie făcută greșit, dacă documentul nu arată ce informații a primit și când. Fișa individuală de instruire SSM consemnează instruirea fiecărui lucrător, iar completarea și păstrarea ei trebuie să poată fi legate de activitatea reală, nu doar de un dosar pregătit pentru control.

Ce trebuie să consemneze fișa individuală de instruire SSM

Fișa este dovada documentară a instruirii de securitate și sănătate în muncă. În ea se notează data instruirii, materialul predat și durata, iar rezultatul se consemnează pentru fiecare lucrător. Instruirea trebuie să fie adaptată postului și locului de muncă, nu redusă la o semnătură pe un formular standard.

Angajatorul răspunde de organizarea instruirii. Aceasta este necesară la angajare și în situații precum schimbarea locului de muncă, introducerea unui echipament nou sau modificarea unei proceduri. Poate fi necesară și periodic ori atunci când apar riscuri noi. Fișa ține evidența instruirii, dar nu o înlocuiește.

Într-un birou, discuția poate viza ergonomia, cablurile și evacuarea. Într-un atelier, contează folosirea utilajelor, echipamentul de protecție și pașii de urmat în caz de incident. Același material generic, semnat de toată echipa, nu arată neapărat că fiecare om a primit informații potrivite muncii sale.

Cum se completează corect și ce se verifică

Rezultatul instruirii se înscrie în fișa individuală conform modelului prevăzut de normele SSM. În varianta pe hârtie, completarea se face cu pix cu pastă sau stilou, imediat după verificarea instruirii. Pentru fiecare înregistrare trebuie să fie clare data, durata și materialul parcurs; spațiile necompletate sau rubricile completate vag fac documentul greu de urmărit.

Fișa trebuie să reflecte ce s-a întâmplat. Dacă un lucrător a fost instruit la un anumit post, consemnarea nu ar trebui să lase impresia că a parcurs o tematică fără legătură cu sarcinile sale. La fel, data din document trebuie să corespundă instruirii efective, nu să fie completată ulterior doar pentru a aduce dosarul la zi.

După instruire, trebuie verificat dacă informațiile au fost înțelese. În practică, aici se vede diferența dintre o procedură urmată și un formular completat mecanic: lucrătorul trebuie să știe ce risc întâlnește și ce are de făcut. Persoanele care efectuează și verifică instruirea își asumă rolurile prevăzute pentru etapa respectivă, iar semnăturile trebuie să permită identificarea lor.

O greșeală frecventă este să se treacă o descriere prea generală a materialului, de tipul „SSM”, fără să se poată înțelege ce subiect a fost predat. Alta apare când firma instruiește echipa, dar fișele individuale rămân incomplete sau nu sunt actualizate după schimbarea postului. Documentele trebuie să urmărească instruirea reală și organizarea stabilită de angajator.

Pe hârtie sau electronic și unde se păstrează

Dovada instruirii poate fi întocmită pe hârtie sau în format electronic, în funcție de modalitatea aleasă de angajator și stabilită prin regulamentul intern. Alegerea suportului nu schimbă obligația de a consemna informațiile cerute și de a putea prezenta evidența. Dacă firma folosește format electronic, trebuie să aibă un proces clar de completare și acces la documente.

În varianta pe hârtie, normele prevăd păstrarea fișei de către conducătorul locului de muncă. Ea este însoțită de o copie a ultimei fișe de aptitudini completate de medicul de medicina muncii. Cu alte cuvinte, fișa nu trebuie să fie rătăcită într-un dosar greu de găsit la sediul central, dacă persoana responsabilă de locul de muncă trebuie să o poată consulta.

La o firmă cu puncte de lucru, organizarea contează mai mult decât numele dosarului. Conducătorul fiecărui loc de muncă trebuie să știe unde se află evidențele lucrătorilor din echipa sa și cum sunt accesate atunci când este nevoie. Pentru arhivarea și administrarea în format electronic, firma ar trebui să stabilească intern cine completează, cine verifică și cum sunt păstrate documentele.

Observația practică este simplă: dosarul SSM devine greu de apărat când fișa este completă, dar nimeni nu poate explica ce instruire a avut loc. Invers, o instruire utilă, dar fără consemnarea necesară, lasă o urmă documentară incompletă. Cele două părți trebuie să meargă împreună.

Ce să verifici înainte să închizi dosarul

La o verificare internă, uită-te dacă fiecare lucrător are o evidență individuală și dacă datele, durata, materialul și semnăturile sunt lizibile și coerente. Compară apoi documentul cu postul efectiv: dacă omul lucrează cu alte echipamente sau într-un alt spațiu decât cele descrise, merită verificat dacă instruirea trebuie actualizată.

Fișa de aptitudini trebuie să fie atașată potrivit cerințelor aplicabile, iar responsabilul păstrării documentului să fie clar. Dacă firma folosește suport electronic, verifică și dacă procedura internă descrie cum se face consemnarea și cum poate fi consultată evidența. Nu presupune că simpla scanare a unei fișe rezolvă automat toate cerințele formei electronice.

Responsabilul SSM sau serviciul extern de prevenire și protecție poate ajuta la verificarea tematicilor și a modului de organizare, dar responsabilitatea angajatorului nu dispare prin externalizare. Dacă ai dubii despre aplicarea cerințelor la activitatea concretă, verifică procedura cu specialistul SSM, după caz, cu Inspectoratul Teritorial de Muncă.

Întrebări frecvente

Se poate păstra fișa SSM în format electronic?

Da. Dovada instruirii poate fi pe hârtie sau electronic, în modalitatea aleasă de angajator și stabilită prin regulamentul intern.

Cine păstrează fișa pe hârtie?

Normele prevăd păstrarea de către conducătorul locului de muncă, împreună cu o copie a ultimei fișe de aptitudini de medicina muncii.

Este suficientă semnătura angajatului?

Nu. Fișa trebuie să consemneze instruirea, inclusiv data, durata și materialul predat, iar rezultatul se verifică și se înregistrează potrivit procedurii aplicabile.

O fișă bună nu este cea care arată impecabil la dosar, ci cea care poate fi legată de o instruire pe care lucrătorul și-o amintește și o poate folosi. Dacă documentul și munca de zi cu zi spun povești diferite, e momentul să verifici procesul, nu doar formularul.

Acest articol are rol informativ și nu înlocuiește consultanța de specialitate. Pentru aplicarea cerințelor SSM în firma ta, discută cu un specialist în securitate și sănătate în muncă sau cu Inspectoratul Teritorial de Muncă.