Rutina zilnică a echipei de contabilitate implică procesarea facturilor și a plăților. În multe firme acest proces se face încă într-un mod învechit și din păcate provoacă numeroase erori din partea angajaților. Îți vom arăta în continuare avantajele de a folosi un program de facturi integrat cu un soft ERP și cum să alegi corect pentru a îmbunătăți procesul de urmărire a facturilor și să optimizezi fluxul de numerar al afacerii.
Noile tehnologii bazate pe automatizarea proceselor de lucru sunt acum din ce în ce mai utilizate și devin coloana vertebrală a unei firme. Companiile cu experiență evită să mai acționeze folosind metode învechite. În schimb, folosesc tehnologia pentru a-i ajuta să ia cele mai optime decizii.
Deoarece facturile și plățile sunt foarte importante în orice industrie, un program de facturare a devenit esențial pentru orice firmă. Mai mult decât atât, România este la un pas de implementarea RO e-Factura generalizată, continuând experienţa proceselor de digitalizare implementate recent, cum ar fi raportarea SAF-T sau RO-Transport. Sistemul e-Factura va funcţiona în paralel cu un canal alternativ de raportare în sistem şi cu sistemul clasic de facturi fizice, dar se dorește în viitor implementarea facturii electronice obligatorii.
Cel mai bun program de facturi te ajută să urmărești costurile și estimările financiare, ceea ce este important pentru companiile bazate pe produse, la fel ca și gestionarea stocurilor.
Cum ajută programul de facturi integrat cu ERP creșterea afacerii
Facturarea și integrarea cu un soft ERP reprezintă un proces care ajută companiile să își gestioneze tranzacțiile financiare și activitățile de achiziție într-un mod eficient și productiv. Acest sistem integrează toate procesele de afaceri într-o singură platformă centralizată, oferindu-le companiilor posibilitatea de a-și eficientiza operațiunile.
Software-ul ERP gestionează toate aspectele facturării, inclusiv facturarea, procesarea plăților și gestionarea numerarului. Sistemul automatizează multe dintre aceste sarcini, astfel încât companiile să poată reduce erorile și să economisească timp la introducerea manuală a datelor.
Pe lângă facturare, ERP se ocupă și de procesele de achiziții, cum ar fi gestionarea furnizorilor, comenzile de achiziție și gestionarea stocurilor. Prin automatizarea acestor activități printr-un soft ERP, companiile își pot optimiza procesele lanțului de aprovizionare reducând în același timp costurile.
Sistemele ERP oferă vizibilitate în timp real a informațiilor financiare între departamentele unei companii. De exemplu, echipele de contabilitate pot vizualiza facturile introduse de echipa de achiziții înainte ca acestea să fie plătite de departamentul financiar. Această abordare integrată asigură raportarea corectă în diferite zone ale organizației.
Implementarea unei soluții ERP eficiente pentru afacerea ta va asigura o mai mare acuratețe în gestionarea finanțelor, ceea ce optimizează nivelurile de productivitate în cadrul organizației, oferind în același timp informații esențiale asupra măsurătorilor de performanță privind furnizorii, costurile de achiziție etc.
Cum alegi programul de facturi
Facturile sunt o parte inevitabilă a afacerilor. Indiferent dacă ești o mică firmă care vinde pe marketplace-uri sau o corporație mare cu multe filiale, va trebui să emiți facturi clienților pentru produsele și serviciile pe care le furnizezi. Acest proces era incredibil de consumator de timp și de obositor. Dar, în ziua de azi, nu ar mai trebui să fie așa.
Cu ajutorul unui program de facturi performant, poți emite facturile rapid și ușor, fără a petrece o mulțime de ore în fața calculatorului. Software-ul de facturare poate automatiza procesul de facturare, făcându-l mai rapid și mai precis. În plus, un program de facturi poate automatiza multe dintre sarcinile implicate în emiterea unei facturi, cum ar fi calcularea totalurilor, adăugarea de taxe și reduceri și tipărirea facturilor.
Există o serie de caracteristici de care ar trebui să ții cont atunci când alegi un program software de facturare:
- Ușurință în utilizare. Programul ar trebui să fie ușor de navigat, cu instrucțiuni clare despre cum să creezi și să trimiți facturile. De exemplu, cu NextUp poți trimite cu un singur click o listă de facturi selectate către SPV (Spațiul Public Virtual). De la 1 ianuarie, cand e-Factura se va aplica tuturor persoane juridice ce tranzacționează în regim B2B, această transmitere se va face complet automat. Adică utilizatorii își vor putea desfășura activitatea ca de obicei, iar softul preia jobul de a transmite datele fără intervenție zilnică.
- Opțiuni de personalizare. Un program de facturi modern îți va permite să personalizezi facturile, inclusiv fonturile, culorile și aspectul. O factură personalizată se deosebește de altele și le permite clienților să le recunoască ușor din grămada de e-mailuri cu facturi, crescând șansele de a fi plătit la timp.
- Integrare cu alte programe. Prin sincronizarea cu alte programe pe care le utilizezi, cum ar fi softul ERP, poți economisi timp și îmbunătăți acuratețea datelor. Asiguri fluxul fără întreruperi de date între aplicații, eliminând intrările duplicate și alte erori manuale.
- O gamă largă de opțiuni de plată. Programul ar trebui să ofere clienților o varietate de modalități de a-și plăti facturile, inclusiv plăți online, carduri de credit și PayPal.
- Compatibilitate cu aplicațiile mobile și web. Programul ar trebui să fie compatibil atât cu aplicațiile mobile, cât și cu aplicațiile web, astfel încât să îl puteți accesa de pe orice dispozitiv, oriunde.
- Asigurarea securității datelor. Procesul de facturare include informații sensibile despre companie, clienți și furnizori, dar este adesea un aspect trecut cu vederea în afaceri atunci când vine vorba de securizarea acestora.
Făcându-ți timp să analizezi cu atenție fiecare opțiune, vei putea găsi un program de facturare care bifează toate cerințele și are toate caracteristicile de care ai nevoie. Dacă vrei să simplifici acest proces de căutare, alege softul NextUp care îți va simplifica enorm procesul de facturare e-Factura către ANAF:
- Transmiți simplu și rapid facturile în SPV, iar din 2024 vei putea alege ca acestea să se trimită automat
- Trimiți mai multe facturi simultan
- Verifici statusul facturilor în SPV direct din aplicație
- Trimiți factura automat pe mail către clienții tăi
- Gestionezi foarte clar stocurile și documentația
- Ai acces la diverse rapoarte manageriale de vânzări
Noile tehnologii sunt centrate pe om. Ele sunt create pentru a ajuta munca umană și pentru a elimina multe erori. Pentru departamentul de contabilitate, acea zonă predispusă la erori este procesarea plăților și întregul flux de lucru al facturilor, astfel cu un program de facturi integrat cu softul ERP al firmei, procesul de lucru se simplifică enorm. Echipa NextUp îți este alături cu un soft performant, adaptat nevoilor firmei tale!